Szkolenia językowe dla pracowników: nowy dostawca

Choć zmiany naturalnie budzą w nas sprzeciw i lęk, czasem… są po prostu konieczne. Szkolenia językowe dla pracowników to jeden z tych obszarów, w których decyzja o wprowadzeniu nowego partnera w projekcie językowym, może przynieść więcej zysków niż strat. Jak przeprowadzić zmianę dostawcy w obszarze nauki języka dla firm, by projekt odniósł sukces? O tym przeczytasz w artykule.

W przeważającej większości ofert pracy w portalach ogłoszeniowych, w części na temat benefitów i szkoleń, trafimy na informację o nauce języka – większość firm umożliwia swoim pracownikom taką formę rozwoju. Organizacje korzystają w tym zakresie z różnych rozwiązań – od lekcji prowadzonych wewnętrznie (np. przez osoby z zespołu), poprzez indywidualne lub grupowe zajęcia z lektorem, po korzystanie z aplikacji i platform do samodzielnej nauki. Czasem jednak okazuje się, że nie do końca działa to zgodnie z założeniami.

Kiedy zmiana jest nieunikniona?

Z relacji managerów ds. szkoleń, z którymi często rozmawiamy o ich wcześniejszych doświadczeniach we wdrażaniu języka, można wywnioskować, że rozwój pracowników niejednokrotnie rodzi się w bólu, a nauka języka dla firm bywa pełna pułapek. Samo wdrożenie projektu językowego to dopiero początek przygody. Po jakimś czasie może okazać się, że:

pracownik, który prowadził wewnętrznie zajęcia, nie ma już na to czasu (lub ochoty),
współpraca z dostawcą generuje sporo dodatkowej pracy dla osób koordynujących projekt po stronie firmy,
szkolenia nie przynoszą oczekiwanych efektów,
pracownicy narzekają na lektora (bo jest nieterminowy albo zajęcia nie przynoszą oczekiwanych rezultatów),
frekwencja na zajęciach spada,
firma płaci spore pieniądze za lekcje, które się nie odbywają…

A stąd już niewielki krok do niepowodzenia całego projektu.

Potencjalnych zagrożeń jest całkiem sporo. Gdy zauważymy problem, pierwszym krokiem powinna być oczywiście rozmowa z dostawcą, analiza sytuacji i próba wprowadzenia zmian w obecnym sposobie działania. Jeśli jednak mija czas, a nie widać efektów, warto rozważyć zmianę dostawcy.

Szkolenia językowe dla pracowników – 10 najważniejszych kroków do zmiany

Zmiana dostawcy w obszarze nauki języka dla firm to proces, który wymaga z pewnością zaplanowania i uwagi. Poniżej pokażemy Ci, jak go przejść w 10 prostych krokach:

1. Wyznacz cele i określ oczekiwania

Zacznij od tego, by zastanowić się nad tym, co dokładnie chcesz osiągnąć dzięki nowemu dostawcy. Możesz w tym celu zadać sobie pytania z poniższej listy:

Czy szkolenia językowe dla pracowników w Twojej firmie mają pomóc im osiągnąć konkretny poziom językowy?
Czy zależy Ci na poprawieniu określonych umiejętności (np. wymowy), czy na kompleksowej nauce?
Czy masz na celu rozwój pracowników w konkretnych obszarach tematycznych takich jak np. negocjacje, prezentacje, korespondencja?
Czy raczej chodzi o ogólne podniesienie kompetencji?
A może po prostu traktujesz języki jako benefity?

Ważne, by jak najdokładniej sprecyzować swoje oczekiwania i szukając dostawcy, kierować się nimi. Może to mieć znaczący wpływ na powodzenie projektu.

2. Zbadaj rynek szkoleń językowych dla pracowników

Zobacz, jakie są możliwości nauki języka dla firm. Przeprowadzając research:

zwróć uwagę na różne modele i warianty nauki – indywidualne lub grupowe zajęcia z lektorem, blended learning, nauka samodzielna, micro learning vs określone porcje materiału, zajęcia stacjonarne vs zdalne,
sprawdź, czy Twój dostawca stosuje naukowo udowodnione sposoby uczenia – nauka bez konkretnej metody, opartej o badania i rzetelne wnioski, może nie przynieść oczekiwanego rezultatu,
przeanalizuj ich plusy i minusy – możesz pytać o to samych dostawców,
warto zapytać też o referencje i opinie innych klientów,
zbierz oferty od potencjalnych dostawców.

Sprawdź też, co warto wiedzieć zanim zdecydujesz się na nawiązanie współpracy.

3. Określ budżet i porównaj ceny

Sprawdź, jaki budżet możesz przeznaczyć na szkolenia językowe dla pracowników. Analizując oferty różnych dostawców, porównaj nie tylko ceny, ale też zakres oferowanych działań – jeśli mówimy o rozwoju pracowników, taniej nie zawsze oznacza lepiej. Weź pod uwagę także koszty dodatkowe, takie jak np. konieczność wynajęcia pomieszczenia, dojazd na szkolenia czy koszty dodatkowych materiałów.

4. Wybierz dostawcę

Jest wiele czynników, które mogą zdecydować o wyborze określonego dostawcy i w każdej sytuacji inne aspekty będą najistotniejsze. Przed podjęciem ostatecznej decyzji przede wszystkim upewnij się, że firma, która będzie Cię obsługiwać, robi coś więcej niż tylko przekazuje dostępy do nauki – ważne jest np. także to, jakie zadania wykonuje po swojej stronie oraz to, czy i w jakim zakresie świadczy wsparcie dla kursantów. Możesz też zobaczyć, kiedy kursy językowe dla pracowników działają.

5. Ustal harmonogram

Omów z dostawcą szczegółowy plan wdrożenia nauki języka w Twojej firmie i upewnij się, że będzie on dostosowany do Waszych potrzeb. Zacznij od ustalenia konkretnych etapów – przykładowy schemat wdrożenia może wyglądać tak:

przekazanie informacji pracownikom,
szkolenie wprowadzające,
przydzielenie dostępów do kursów,
podział na grupy w przypadku zajęć z lektorem,
ustalanie harmonogramu ewentualnych zajęć,
zajęcia z lektorem,
samodzielna nauka.

Dla każdego z etapów razem z dostawcą ustal terminy i zadania do wykonania po każdej ze stron. Większość z nich powinien wykonywać Twój dostawca.

6. Zdefiniuj ryzyka

Zastanów się nad tym, co może pójść nie tak w związku ze zmianą dostawcy i wdrożeniem nowego systemu nauki. Postaraj się zdefiniować jak najwięcej potencjalnych ryzyk – aby to zrobić, przeanalizuj każdy etap wdrożenia. Pomyśl, jak potencjalnie mogą zareagować na zmianę pracownicy i opracuj scenariusz działań dla każdej sytuacji, która może negatywnie wpłynąć na przebieg projektu. W tym zakresie warto poprosić o pomoc dostawcę, który z pewnością ma opracowane sposoby działania na każdą okoliczność.

7. Poinformuj o zmianie

Zadbaj o odpowiednią komunikację zmiany dostawcy kursów w firmie. Informacja skierowana do pracowników powinna być napisana w sposób jasny i konkretny, by mieli pełną świadomość zmian i wiedzieli, co dla nich oznaczają. Bardzo ważne jest też przesłanie wiadomości w odpowiednim czasie, by ludzie zdążyli dostosować się do zmian.

Komunikat powinien zawierać informacje o:

zmianie dostawcy kursów językowych z wyjaśnieniem powodu zmiany,
nowym dostawcy kursów – z krótkim opisem różnic w stosunku do poprzedniego (jeśli nauka będzie odbywać się w zupełnie nowym systemie np. przejście z zajęć stacjonarnych na blended learning, koniecznie trzeba o tym wspomnieć!),
szczegółach nauki z nowym dostawcą – np. oferowane kursy, poziomy, czas, na jaki pracownicy otrzymają dostęp, ewentualne dodatkowe koszty,
procedurach związanych z samą zmianą – szczegóły techniczne, np. kiedy odbędą się ostatnie lekcje z poprzednim dostawcą, kiedy i jak zacznie się nauka z nowym dostawcą, jak będzie wyglądać harmonogram zajęć,
sposobie zadawania dodatkowych pytań związanych z nauką – warto do odbiorców wiadomości dodać opiekuna ze strony dostawcy, by pracownicy mogli dalej kontaktować się już bezpośrednio z konkretną osobą – Twój dostawca powinien zapewnić osobę kontaktową, która będzie stale dostępna dla pracowników i odpowie na każde ich pytanie czy wątpliwość.

8. Zapewnij pracownikom wsparcie techniczne

Już na etapie wyłaniania dostawcy upewnij się, że wybrany partner będzie pomagał pracownikom, gdy napotkają oni potencjalne trudności związane z nauką lub obsługą platformy, jeśli będą korzystać z nauki w formie e-learningu. Warto zadbać także o to, by zapisy dotyczące kwestii technicznych znalazły się także w umowie.

9. Monitoruj postępy

Gdy pracownicy rozpoczną naukę z nowym dostawcą, regularnie weryfikuj ich postępy i sprawdzaj, czy osiągane efekty zgadzają się z zakładanymi celami. Możesz poprosić dostawcę np. o cykliczne wykonanie testu, który wykaże, czy pracownicy rzeczywiście się uczą. Dostawca powinien także dostarczać Ci regularne raporty oraz podsumowania, które od razu pozwolą Ci ocenić aktualną sytuację w projekcie językowym.

10. Bądź w kontakcie

Na etapie wyboru dostawcy zwróć uwagę na to, czy druga strona jest responsywna i na ile szybko reaguje na Twoje prośby czy potrzeby. Im mniej musisz czekać na odpowiedź, tym lepiej – to może być prognostyk dobrej współpracy. Warto też upewnić się, że dostawca będzie trzymał rękę na pulsie i monitorował na bieżąco obecności na zajęciach czy postępy.

Ze swojej strony też dołóż wszelkich starań, by kontakt był bezproblemowy. Utrzymuj kontakt z dostawcą także po rozpoczęciu współpracy – odpowiadaj na jego prośby i rozwiewaj wątpliwości. W końcu szkolenia językowe dla pracowników to Wasz wspólny projekt – ważne, by obie strony grały do wspólnej bramki, jaką jest rozwój pracowników.

Podsumowanie

Z jednej strony zmiany bywają nieprzyjemne i wymagające, z drugiej, czasem nie warto ich unikać, bo mogą przynieść same korzyści. Najtrudniejsze w nich bywa zwykle samo podjęcie decyzji. Rzetelne przeanalizowanie kolejnych etapów procesu, dostrzeżenie potencjalnych ryzyk i przygotowanie się na nie sprawi, że nauka języka dla firm z nowym dostawcą będzie niczym innym jak kolejnym krokiem na drodze do rozwoju językowego i sukcesu firmy.

Twój nowy dostawca powinien mieć świadomość tego, że zmiana nie jest dla Ciebie prosta i że odpowiadasz za nią nie tylko przed przełożonymi, ale też przed pracownikami, którym zmieniasz dotychczasowy sposób uczenia się (co naturalnie może nie podobać się części zespołu). To duża odpowiedzialność, więc warto mieć obok kogoś, który będzie partnerem w zmianie i będzie wspierał na każdym jej etapie. Właśnie tak pracujemy z naszymi klientami w SuperMemo – zachęcamy Cię do spróbowania nauki z nami.

Napisała: Weronika Wójcik

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat nauki języka dla firm z SuperMemo: